GDPR

Ochrana osobních údajů mých klientů, obchodních partnerů i návštěvníků těchto internetových stránek je pro mne důležitá. Přijal jsem proto taková opatření, aby riziko jejich úniku či zneužití bylo eliminováno. Níže uvádím zásady ochrany osobních údajů, které jsem pro naplnění této ochrany přijal. Pod textem jsou dále umístěny důležité soubory ke stažení, a to včetně žádosti subjektů údajů podle nařízení GDPR.

 

Zásady ochrany osobních údajů

I. Správce osobních údajů

1. Správce osobních údajů Mgr. Jan Grepl, advokát č. evid. ČAK 19709, IČO: 10770011, se sídlem Palackého 151/10, 796 01 Prostějov (dále také jen „advokát“ nebo „správce“) prohlašuje, že veškeré ním zpracovávané osobní údaje jsou důvěrné a nakládá s nimi v souladu s příslušnou evropskou i vnitrostátní právní úpravou.

2. Správce je možné kontaktovat písemně na adrese sídla advokáta, elektronicky datovou zprávou do datové schránky ID DS: uwfutz5 nebo elektronicky emailem na adrese kancelar@greplak.cz. Při elektronické komunikaci správce zpravidla odpoví z emailové adresy zřízené na doméně greplak.cz.

3. Správce shromažďuje, uchovává a využívá osobní údaje subjektů údajů ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen „ZOÚ“) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jen „GDPR“). Jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje správcem zpracovány, jsou dále vymezeny.

4. Správce tyto osobní údaje shromažďuje i prostřednictvím svých internetových stránek dostupných na následující elektronické adrese: http://www.greplak.cz a http://www.lperg.eu.

5. Osobními údaji se podle GDPR rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

6. Specifikum zpracování osobních údajů správcem spočívá v poskytování právních služeb, kterými se podle ust. § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii (dále jen „zákon o advokacii“ nebo „ZoA“) rozumí zejména zastupování v řízení před soudy a jinými orgány, obhajoba v trestních věcech, udělování právních porad, sepisování listin, zpracovávání právních rozborů a další formy právní pomoci, jsou-li vykonávány soustavně a za úplatu. Poskytováním právních služeb se rozumí rovněž činnost opatrovníka pro řízení ustanoveného podle zvláštního právního předpisu.

7. Tyto zásady vydává správce proto, aby subjekty údajů dostatečně informoval o tom, jaké osobní údaje správce zpracovává, za jakým účelem a po jakou dobu, kdo k těmto osobním údajům bude mít přístup a jaká mají subjekty údajů v této souvislosti práva. Tyto zásady se vztahují na všechny osobní údaje shromážděné správcem, ať už byly shromážděny za účelem plnění smluvního vztahu, právní povinnosti, oprávněného zájmu nebo uděleného souhlasu.

II. Zpracovávané údaje

1. Správce je oprávněn zpracovávat následující osobní údaje dle subjektů údajů, účelů, kategorií osobních údajů a doby uchování následovně:

a) fyzické osoby v postavení klientů advokáta na základě smlouvy o poskytování právních služeb, ustanovení soudem či jiným orgánem veřejné moci nebo určení Českou advokátní komorou při poskytování právních služeb s výjimkou služeb spadající pod AML – v rozsahu jména, příjmení, data narození, adresy bydliště, emailové adresy, telefonního čísla a případně též rodného čísla a jiných údajů vyžadovaných zvláštními právními předpisy za účelem plnění smluvní povinnosti, plnění povinností vůči ČAK, plnění jiných právních povinností a ochrany oprávněných zájmů advokáta;

b) fyzické osoby v postavení klientů advokáta na základě smlouvy o poskytování právních služeb či jiného právního důvodu při poskytování služeb spadajících pod AML – v rozsahu jména, příjmení, dřívějšího či rodného příjmení, data, místa, okresu a státu narození, rodného čísla, adresy trvalého a jiného pobytu, čísla průkazu totožnosti a jeho platnosti, obličejové fotografie na průkazu totožnosti, telefonického čísla a emailové adresy za účelem plnění povinností AML, plnění povinností vůči ČAK, plnění smluvního vztahu, plnění jiných právních povinností a ochrany oprávněných zájmů advokáta;

c) smluvní partneři advokáta – v rozsahu identifikačních údajů, jimiž jsou u fyzické osoby jméno, příjmení, identifikační číslo osoby či daňové identifikační číslo osoby a případně datum narození, adresa sídla, místa podnikání nebo bydliště, telefonní číslo a emailová adresa za účelem plnění smluvního vztahu, plnění jiných právních povinností a ochrany oprávněných zájmů advokáta;

d) protistrany, partneři a jiné osoby vystupující ve vztahu ke klientovi advokáta a případní zástupci těchto osob – v rozsahu nezbytných identifikačních a komunikačních údajů pro poskytování právních služeb a vzájemnou komunikaci;

e) návštěvníci internetových stránek advokáta – v rozsahu povolených souborů cookies za účelem statistickým.

2. Příjemci osobních údajů jsou:

a) orgány zajišťující dozor nad řádným výkonem advokacie – zejména Česká advokátní komora a Ministerstvo spravedlnosti;

b) orgány moci soudní – soudy obecné i zvláštní soustavy (Ústavní soud České republiky, Evropský soud pro lidská práv aj.) při poskytování právních služeb podle zákona o advokacii;

c) orgány moci výkonné – orgány činné v trestním řízení a orgány veřejné správy (například obecní úřady, přestupkové orgány, orgány finanční správy aj.) při poskytování právních služeb podle zákona o advokacii;

d) advokáti se kterými byla uzavřena smlouva o trvalé spolupráci – při poskytování právních služeb na určitých případech se správcem spolupracují na základě § 15e zákona o advokacii (smlouva o trvalé spolupráci) následující osoby: Specialis s.r.o., advokátní kancelář a její trvale spolupracující advokáti či zaměstnanci. Pro ty případy, kdy správce poskytuje právní služby se spolupracujícími advokáty, byla uzavřena smlouva o společném správcovství osobních údajů podle čl. 26 GDPR. Pro subjekt údajů jsou ze smlouvy o společném správcovství důležitá následující ujednání: (i.) odpovědnost za plnění povinností podle GDPR nese advokát, (ii.) pro případnou komunikaci s Úřadem pro ochranu osobních údajů byl zmocněn advokát, (iii.) komunikaci se subjekty osobních údajů, jakož i umožnění realizace jejich práv rovněž zajišťuje advokát, (iv.) poskytování informací podle čl. 13 GDPR zajišťuje advokát;

e) osoby zajišťující marketingové, účetní a pojišťovací služby;

f) osoby, jejichž spolupráce je při poskytování právních služeb nutná – soudní exekutoři, notáři, insolvenční správci, soudní tlumočníci a překladatelé, znalci, znalecké ústavy a osoby podávající odborná posouzení a vyjádření;

g) poskytovatelé advokátních softwarů na základě zpracovatelské smlouvy – zejména AVE Soft s.r.o., IČO: 25378392, se sídlem Dostálova 882/63, Heřmanice, 713 00 Ostrava;

h) protistrany či smluvní partneři klientů (subjektů údajů) a jejich případní zástupci či jiné osoby – na základě pokynu klienta při poskytování právních služeb podle zákona o advokacii.

3. Jednotlivými účely zpracování se míní následující:

a) plnění smluvního vztahu – vztah mezi správcem a subjektem údajů vniklý na základě smlouvy o poskytování právních služeb (nebo jiného důvodu poskytování právních služeb – např. ustanovení) či jiné uzavřené smlouvy;

b) plnění povinností vůči ČAK – stavovské povinnosti advokáta vůči České advokátní komoře vyplývající ze zákona o advokacii a vnitřních předpisů této komory, zejména pak usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. 11. 1999, ve znění pozdějších předpisů, podle kterého je advokát povinen uchovávat dokumentaci o poskytování právních služeb a klientský spis po dobu 5 let ode dne, kdy došlo k ukončení poskytování právních služeb;

c) plnění povinností AML – povinnosti advokáta podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“) a usnesení představenstva ČAK č. 2/2008 Věstníku, mezi které spadá zejména povinnost advokáta provést identifikaci jeho klienta, provádět průběžnou kontrolu a oznamovat podezřelé obchody ČAK. Údaje je třeba podle těchto předpisů uchovávat po dobu 10 let;

d) plnění jiných právních povinností – povinnosti uložené správci právními předpisy České republiky nebo Evropské unie, mezi které patří zejména uchovávání účetních dokladů po dobu 5 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) a v případě, že se advokát stane plátcem DPH, pak po dobu 10 let (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb.) nebo z důvodů personální a mzdové agendy podle zákonů č. 262/2006 Sb., č. 582/1991 Sb. a č. 48/1997 Sb. nebo poskytování informací orgánům činným v trestním řízení, poskytování informací kontrolním a jiným orgánům veřejné moci;

e) oprávněný zájem – obhajoba v případě sporu před orgány veřejné moci nebo jinými orgány. Doba zpracování v takovém případě činí 3 roky a neběží po dobu vedení takového sporu. Oprávněným zájmem je rovněž ochrana ekonomických a jiných zájmů správce, zamezení podvodů a dalšího protiprávního jednání, hlášení pojistných událostí, oznámení trestných činů a předání osobních údajů příslušnému orgánu veřejné moci a zajištění bezpečnosti sítě a informací. Tento výčet je toliko příkladný;

f) statistický účel – anonymizované zjišťování návštěvnosti internetových stránek správce, monitoring počtu zhlédnutí stránek, času stráveného na internetových stránkách, typ zařízení, ze kterého si subjekt údajů internetové stránky prohlíží. Tato data jsou sbírána za účelem zkvalitňování poskytovaných služeb a nabízení relevantního obsahu;

4. Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány po nezbytně nutnou dobu k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze vzájemného právního jednání (např. smluvních vztahů), a to minimálně po dobu uvedenou u jednotlivých účelů pro zpracování osobních údajů a dále po dobu, po kterou je správce povinen osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů nebo po dobu, pro kterou byl případně správci udělen souhlas s jejich zpracováním. Jinak doba zpracování vyplývá z účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovány, nebo je dána právními předpisy.

5. Advokát zajišťuje dodržování těchto pravidel při zpracování osobních údajů jeho osobou, spolupracovníky a v případě dodavatelů – externích zpracovatelů osobních údajů - má smluvně zajištěny záruky odpovídající ochrany dle čl. 28 GDPR.

6. Osobní údaje jsou správcem zpracovány manuálně i automaticky. Správce je oprávněn zpracovávat některé informace automatizovaně, a to například pro vytvoření statistických informací o návštěvnosti svých internetových stránek.

7. Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí (mimo Evropskou unii), správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

III. Práva subjektů údajů

1. Za podmínek stanovených v GDPR mají subjekty údajů následující práva:

a) právo na přístup ke svým osobním údajům dle čl. 15 GDPR, které sestává z práva získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím vymezeným v článku 15 GDPR;

b) právo na opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR, které se ho týkají, dále s přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení dle článku 16 GDPR, popřípadě právo na omezení zpracování dle čl. 18 GDPR;

c) právo na výmaz osobních údajů dle čl. 17 GDPR, které spočívá v tom, že správce bez zbytečného odkladu vymaže osobní údaje, které se subjektu týkají, jakmile již nebudou potřebné pro výše deklarované účely, a pokud není dán jiný zákonný důvod pro jejich další zpracování;

d) právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR;

e) právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR;

f) právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud zpracování osobních údajů bylo založeno jen na základě takového souhlasu;

g) právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 17000 Praha 7 – Holešovice, https://www.uoou.cz/.

2. Za účelem uplatnění těchto práv se subjekty údajů mohou na správce obracet na kontaktních údajích uvedených v čl. I. těchto zásad. Návrhy záznamů, informací, vyřízení žádostí/stížností a ohlášení a oznámení podle odstavce 2 jsou uloženy u advokáta.

3. Advokát naplňuje veškerá práva subjektů údajů. Vyřizování všech žádostí subjektů údajů je v souladu s předpisy o advokacii, tzn. nesmí být ohroženy zásady a principy výkonu advokacie, zejména povinnost mlčenlivosti vyplývající z § 21 zákona o advokacii a další povinnosti vyplývající ze zákona, etického kodexu a dalších kamerálních norem.

4. Advokát dále zejména:

a) vede záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR;

b) zajišťuje informování subjektů údajů podle čl. 12 až 14 GDPR;

c) naplňuje další práva subjektů údajů podle čl. 15 až 22 GDPR;

d) provádí ohlašování a oznámení porušení zabezpečení osobních údajů podle čl. 33 a 34 GDPR.

IV. Cookies

1. Soubory cookies jsou krátké textové soubory, které internetová stránka odešle do internetového prohlížeče subjektu údajů. Umožňují internetové stránce zaznamenat informace o návštěvě, například zvolený jazyk a podobně. Následující návštěva by tak pro uživatele měla být snazší a příjemnější. Tyto soubory jsou důležité, neboť bez nich by procházení internetové sítě bylo složitější.

2. Na internetových stránkách může správce využívat následující soubory cookies:

a) relační (dočasné) – umožňují propojovat jednotlivé aktivity subjektů údajů po dobu prohlížení internetových stránek. V okamžiku otevření okna prohlížeče se aktivují a deaktivují se jeho zavřením, čímž se vymažou;

b) trvalé – umožňují počítač subjektu údajů identifikovat, jestliže opětovně navštíví internetovou stránku, a dokáží nabízený obsah přizpůsobit.

3. Při používání internetových stránek dochází ke zpracování relačních souborů cookies. Pokud internetové stránky používají i trvalé soubory cookies, je tak možné jen na základě odvolatelného souhlasu subjektu údajů, k jehož udělení či neudělení bude subjekt údajů vyzván.

V. Závěrečná ustanovení

1. Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů a k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě, zejména přítomnost osoby v prostorách uchovávání osobních údajů a uzamykání těchto prostor, použití licencovaných antivirových programů, bezpečné a průběžné ukládání záloh a bezpečná přístupová hesla.

2. Advokát provedl analýzu rizik zpracování osobních údajů a přijal přiměřená technická a organizační opatření pro zabezpečení zpracování, jak jsou popsána výše. Analýza rizik obsahovala následující závěr: zpracování osobních údajů nepředstavují vysoká rizika pro práva a svobody dotčených subjektů údajů, a tedy není nutné vypracovat posouzení vlivu na ochranu osobních údajů („DPIA“).

3. Advokát provedl posouzení zpracování OÚ z pohledu čl. 37 GDPR. Advokát nenaplňuje podmínky pro jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „DPO“) v souladu s recitálem 91 GDPR a nemá povinnost DPO jmenovat. DPO proto nebyl u advokáta jmenován.

4. Advokát kromě záznamů o činnostech zpracování dle čl. 30 GDPR vede evidenci případných souhlasů se zpracováním osobních údajů, pokud pro zpracování osobních údajů neexistuje jiný právní titul a evidenci případů porušení zabezpečení osobních údajů.

5. Advokát pravidelně, nejméně jednou ročně, vyhodnocuje plnění pravidel ochrany osobních údajů, vč. technických a organizačních opatření a přijímá opatření k nápravě, příp. dle potřeby aktualizuje interní dokumentaci související s ochranou osobních údajů.

6. Správce je oprávněn tyto zásady ochrany osobních údajů měnit, a to zejména zveřejněním nové verze na internetových stránkách správce, které jsou uvedeny v čl. I. těchto zásad.

7. Tyto zásady se uplatní na zpracování osobních údajů správcem ode dne jejich přijetí.

V Prostějově dne 12. 5. 2021

Mgr. Jan Grepl

advokát č. evid. ČAK 19709